Indikator Materi:

  • Metode pengumpulan Informasi(information gathering), interviewing, listening to stories, joint application design & questionnaires.

Metode pengumpulan Informasi (information gathering)

1.1 Pengumpulan data & Analisa

Proses identifikasi dan analisa kebutuhan-kebutuhan data disebut pengumpulan data dan analisa

Untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan suatu sistem database, pertama-tama harus mengenal bagian-bagian lain dari sistem informasi yang akan berinteraksi dengan sistem database, termasuk para pemakai yang ada dan para pemakai yang baru serta aplikasi-aplikasinya.

Kebutuhan-kebutuhan dari para  pemakai dan aplikasi-aplikasi inilah yang kemudian dikumpulkan dan dianalisa.

Aktifitas-aktifitas yang dilakukan dalam fase ini:

  1. Mengidentifikasikan kelompok dari pemakai dan area aplikasi
  2. Mempelajari dokumen-dokumen yang ada
  3. (bentuk-bentuk formulir, laporan, aturan-aturan)
  4. Menganalisis lingkungan operasional dan pemrosesan permintaan
  5. Mengadakan questioner dan interview

Banyak teknik yang digunakan untuk mendapat informasi yang disebut fact finding techniques seperti :

  • SADT (structured analysis an design techniques), 
  • DFD (data flow diagram), 
  • HIPO (hierarchical input process output)

Banyak teknik yang digunakan untuk mendapat informasi yang disebut fact finding techniques seperti :

  •  SADT (structured analysis an design techniques), 
  • DFD (data flow diagram), 
  • HIPO (hierarchical input process output)

Banyak teknik yang digunakan untuk mendapat informasi yang disebut fact finding techniques seperti :

  • SADT (structured analysis an design techniques),
  • DFD (data flow diagram),
  • HIPO (hierarchical input process output)

Informasi dari setiap user terdiri dari :

  • Deskripsi data yang digunakan
  • Bagaimana data itu digunakan
  • Permintaan tambahan untuk aplikasi database yang baru.

(Informasi ini dianalisa untuk mengidentifikasi permintaan dalam aplikasi database yang baru)

Kegiatan yang dilaksanakan :

  • Menentukan kelompok pemakai dan bidang aplikasinya
    • Peninjauan dokumentasi yang ada
    • Mengumpulkan respon user hasil kuesioner yang berisi daftar pertanyaan yang telah disebarkan.

Pendekatan yang dilakukan:

  1. Pendekatan terpusat / Centralized approach


Kebutuhan dari setiap user disatukan ke dalam suatu bentuk dari kebutuhan aplikasi database yang baru.
Pendekatan terpusat (one-shot) mengumpulkan permintaan dari user yang berbeda menjadi satu daftar permintaan

  1. Pendekatan ter Integrasi
    Kebutuhan dari setiap user digunakan untuk membangun model data lokal yang terpisah-pisah.

Hasil dari model data tersebut disatukan menjadi global model data yang nantinya akan membentuk suatu sistem database.
Pendekatan ini digunakan karena adanya perbedaan antara user dan aplikasi yang digunakan sehingga cukup rumit. Sehingga pendekatan ini membagi kedalam beberapa pekerjaan agar lebih mudah diatur.

  1. Teknik Fact-Finding

Digunakan pada saat akan mendokumentasikan fakta-fakta yang penting dan perlu dalam pengembangan sistem basis data. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Fact-Finding Technique adalah sebuah proses formal yang menggunakan teknik seperti wawancara, penyebaran angket tentang sistem, kebutuhannya dan preferen

Kapan?

Teknik ini digunakan disetiap tahap didalam pengembangan daur hidup sistem basis data. Termasuk didalamnya adalah pada saat penting yaitu tahap awal yang termasuk adalah tahap perencanaan, pendefinisian sistem, pengumpulan kebutuhan user dan tahap analisis.

Pelaksanaan teknik Fact-Finding sangat membantu para pengembang sistem basis data dalam mempelajari istilah-istilah organisasi, mengidentifikasi permasalahan yang ada, melihat kesempatan, keterbatasan, serta prioritas organisasi dan pemakai sistem. 

lima teknik Fact-Finding yang biasa digunakan: 

  1. Pemeriksaan dokumentasi 
    1. Wawancara 
    2. Melakukan observasi terhadap proses yang sedang berlangsung 
    3. Riset 
    4. Penyebaran angket 
  1. Pemeriksaan dokumentasi 
    1. Pemeriksaan terhadap dokumen bisa terjadi dikarenakan perlunya pemahaman akan perlunya basis data bagi organisasi. Selain itu juga dapat mengidentifikasi bagian dari organisasi yang merupakan sumber atau berhubungan dengan masalah yang timbul. Dengan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen, form, laporan atau semua berkas yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan diharapkan dapat memberikan pemahaman yang singkat terhadap sistem tersebut. 
  1. Wawancara 

Teknik wawancara adalah teknik yang paling sering digunakan dalam pengumpulan fakta. Teknik yang digunakan memberikan kesempatan pada kedua pihak untuk saling melihat (face-to-face).

Tujuan dari wawancara sebenarnya adalah untuk selain mencari fakta, juga dapat melakukan verifikasi, klarifikasi, membangun antusiasme user dan pelibatan user dalam melakukan user requirements, pengumpulan ide dan pendapat.
Terdapat dua teknik wawancara yaitu nonstruktur dan terstruktur. 

  • Wawancara nonstruktur dilakukan hanya apabila terdapat topic yang general yang hendak dibahas, tapi sering kali tidak berjalan dengan baik karena tidak terfokus. 
  • Wawancara terstruktur dilakukan dengan persiapan yang baik, yakni pewawancara telah mempersiapkan daftar pertanyaan yang memang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan untuk setiap tahapan
  1. Melakukan observasi terhadap proses yang sedang berlangsung 
    • Observasi terhadap proses yang sedang berlangsung didalam organisasi merupakan suatu teknik yang efektif dalam memahami sistem yang sedang berjalan.
    • Dalam melakukan observasi pengembang dapat berpartisipasi langsung atau mungkin menyaksikan seseorang dalam melakukan tugasnya. Teknik ini akan sangat berguna sekali apabila validitas data yang dikumpulkan termasuk dalam data yang memang diminta dalam kebutuhan user dan juga dapat menjawab pertanyaan rumit yang tidak bisa dijawab langsung oleh user, melainkan hanya bisa didalam dengan cara observasi langsung.
  1. Riset 
    • Teknik ini berguna dalam melakukan penelitian atau cara tentang masalah yang ada pada aplikasi. Penelitian dapat dilakukan dengan cara menggunakan jurnal transaksi komputer, buku referensi dan internet (termasuk user groups dan bulletin boards).
    • Riset atau penelitian dapat memberikan informasi tentang permasalah yang sama yang pernah dialami oleh orang lain dan apakah software yang digunakan dapat memecahkan sebagian atau beberapa atau masalah yang terjadi. Berikut adalah keuntungan dan kerugian yang didapat dari penelitian. 
  1. Penyebaran angket 
    • Teknik ini dilakukan dengan cara melakukan survey melalui angket atau daftar pertanyaan (dengan mengisi kuesioner yang diberikan). Angket atau kuesioner adalah dokumen yang dipersiapkan untuk tujuan khusus yang berisi fakta/informasi yang dikumpulkan dari banyak orang dimana respon nya dikontrol. 
    • Terdapat dua jenis kuesioner berdasarkan pertanyaan yang diberikan yaitu kuesioner dengan format bebas (free-format questionare) dan yang dengan format tetap (fixed-format questionare)

Free-format 

  • Format seperti ini menawarkan kebebasan kepada responden dalam menjawab pertanyaan.
    Contoh: “jenis laporan apa yang anda dapatkan dan digunakan untuk apa?”

  • “apakah anda menemui masalah dalam report yang anda gunakan? Apabila ya mohon jelaskan”

  • Masalah yang sering ditemui dalam free-format kuesioner adalah sulitnya untuk melakukan tabulasi terhadap jawaban-jawaban responden, atau bahkan sering juga jawaban yang diberikan tidak sesuai dengan pertanyaan. 

Fixed-format 

  • Format seperti ini mengharuskan jawaban yang spesifik dari responden.
  • Dari pertanyaan yang diberikan responden harus memilih jawaban yang telah disediakan.
  • Hal ini menjadikan hasilnya menjadi lebih mudah untuk dikelola dan ditabulasi.

Disisi lain, para responden tidak dapat memberikan informasi tambahan yang mungkin saja berharga bagi pengembangan sistem.

Contoh: “Laporan yang anda terima sekarang sudah ideal dan tidak perlu ada perbaikan. Responden dapat memilih jawaban “Ya” atau “Tidak” atau jawabannya “Sangat Setuju”, “Setuju”, “Tidak Setuju”,”Sangat Tidak Setuju”.

PUSTAKA