Indikator Materi:

  • Mengetahui definisi system Informasi
  • Ide pengembangan sistem informasi

PENDAHULUAN

  1. Konsep Dasar Sistem & Informasi

Definisi system:

  • Menurut Raymond Mc Leod, Jr ( 2004 ) “ sistem adalah elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”.
  • MenurutJogiyanto. H. M ( 2005 ) “ system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Definisi Informasi:

  • Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
  • Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
  • Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
  • Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari pendapat pakar diatas, pengertian umum mengenai system dapat dirinci sebagai berikut:

a. Suatu system terdiri dari sekumpulan elemen–elemen.

b. Elemen–elemen saling bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem.

c. Suatu elemen yang telah ada merupakan bagian dari system lain yang lebih besar. Jadi keberadaan suatu system dibentuk untuk menangani, mengatur serta mengkoordinasikan suatu kegiatan yang rutin terjadi.

  1. Karakteristik Sistem

Suatu system memiliki karakteristik atau sifat berupa:

  • Komponen system(Components)

Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari system. Setiap system tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.

  • Batas system(Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lain. Batas system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan.

  • Lingkungan luar system(environment)

Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan system tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari system dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari system.

  • Penghubung(Interface)

Penghubung system merupakan media penghubung anatara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran output dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

  • Masukkan(input)

Masukan system adalah energi yang dimasukkan kedalam system. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya system tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam system computer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

  • Keluaran(Output)

Keluaran system adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk system computer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

  • Pengolah(Process)

Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-lpaoran lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

  • Sasaran(Objectives) Tujuan(Goal).

Tujuan Sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu system. Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar. Karakteristik suatu system.

  1. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

  1. Sistem diklasifikan sebagai hasil system abstrak (abstrak system) dan system fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya system teologia, yaitu system yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik merupakan system yang ada secara fisik. Misalnya system computer, system akuntansi, system produksi dan lain sebagainya.

  1. Sistem diklasifikan sebagai system alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya system perputaran bumi.

Sistem buatan manusia adalah system yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan manusia.

  1. Sistem diklasifikan sebagai system tertentu (deterministic System) dan system tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari system dapat diramalkan.

Sistem tak tentu adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

  1. Sistem diklasifikan sebagai system tertutup (closed system) dan system terbuka(open system)

Sistem tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis system tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada system yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka adalah system yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luanya, maka suatu system harus mempunyai suatu system pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Gambar. Sistem tertutup & terbuka.

  1. Siklus Sistem Informasi

Siklus Informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi Informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan Informasi berikutnya.

Gambar. Siklus Informasi

  • Proses menghasilkan Informasi harus melalui tahapan-tahapan yang dilakukan computer sebagai Teknologi informasi.
  • Tahapan-tahapan tersebut terdiri atas Input-Proses-Output yang disebut sebagai siklus proses informasi. Artinya, bila tahap telah sampai pada output maka output tersebut dapat dijadikan input kembali.
  • Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Informasi yang dihasilkan dapat pula dijadikan data Kembali sebagai input untuk di proses selanjutnya.
  • Data dan Informasi akan saling berkesinambungan sehingga membentuk suatu siklus yang disebut information cycle(siklus informasi).
  1. Kriteria Sistem Informasi

Kriteria sistem yang baik antara lain :

a. Kegunaan

Sistem harus dapat menghasilkan Informasi yang tepat waktu dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

b. Ekonomis

Sistem harus dapat menyumbang suatu nilai tambah sekurang kurangnya sebesar biayanya.

c. Keandalan

Keluaran dari system harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan dapat beroperasi secara efektif dan efisien.

d. Kapasitas

Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedur mudah diikuti

e. Fleksibilitas

  Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan–perubahan.

Gambar. Pilar kualitas Informasi.

2.1. Perencanaan Sistem

Perencanaan system merupakan gambaran dari estimasi kebutuhan fisik, kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan yang digunakan untuk mendukung perkembangan system dan operasinya setelah system diterapkan.

Proses dari perencanaan system dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu sebagai berikut:

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Proses perencanaan system ini bertujuan untuk merencanakan proyek proyek

System yang akan dikembangkan nantinya. Hasil dari perencanaan system ini adalah laporan perencanaan system yang dapat berupa perencanaan system jangka pendek maupun perencanaan system jangka panjang. Proses perencanaan system terdiri dari beberapa tahap yaitu:

a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategis dan taktik.

b. Mengidentifikasi proyek-proyek system menetapkan proyek-proyek

sistem.

c. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem.

d. Membuat laporan perencanaan sistem.

2.  Menentukan proyek-proyek system yang akan dikembangkan

 Persiapan ini meliputi penunjukkan team analis yang akan menganalisa kelayakan dari proyek dan disusul dengan mengumumkan proyek pengembangan system ini kepada pemakai semua sistem.

3. Mendefinisikan proyek-proyek system yang dikembangkan

Mendefinisikan proyek-proyek system ini berarti melakukan suatu studi untuk mencari alternatif-alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Hasil dari studi ini nantinya akan dimintakan persetujuan kepada manajemen dalam bentuk laporan usulan proyek sistem yang akan dikembangkan.

Di dalam pembangunan dan pengembangan system Informasi, selain team project IT, Team developer, diperlukan tenaga ahli sebagai Analisa system(System Analysis).

Pengertian Analisa Sistem

Analisa system menurut Jogiyanto Hartanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi 2005 system merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan”.

Tugas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

Yaitu dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh analis sistem.

b. Mengidentifikasi titik keputusan

Dasar identifikasi titik keputusan dapat digunakan dokumen system began alir formulir.

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci

Dengan mengacu pada began alir dokumen yang ada didalam perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.

Langkah-langkah Analisa Sistem menurut Jogiyanto(2005) meliputi:

1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah dapat didefinikasikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai.

2. Memahami Kerja dari Sistem yang ada

Dilakukan dengan mempelajari secara terperinci bagaimana system yang ada beroperasi. Analisis system perlu mempelajari bagaimana operasi dari system yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kebutuhan-kebutuhan dan kelemahan-kelemahan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.

3. Menganalisa Sistem

    Dilakukan berdasarkan pada data yang telah diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan. Yaitu dengan menganalisa kelemahan sistem dan menganalisa kebutuhan informasi pemakai.

4. Membuat Laporan Hasil Analisis

Setelah  proses analisis selesai dilakukan tugas berikutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah:

a.  Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.

b. Meluruskan kesalahan pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analisis system tetapi tidak sesuai dengan pihak manajemen.

c. Meminta saran-saran dan pendapat-pendapat dari pihak manajemen.

d.Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

PUSTAKA