(MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN)
- Model Sistem Umum Perusahaan dapat dikatakan juga sebagai Bentuk atau Alur dari sebuah perusahaan,dimana perusahaan tersebut mempunyai cara untuk mengatur dalam hal apa saja dalam kegiatan perusahaan,seperti dalam komunikasi,memperkirakan planning untuk kedepannya bagaimana dan apa saja yang harus dilakukan perusahaan.
- Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra komputer), atau rumusan matematis.
- Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan.
Jenis-Jenis Model:
Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :
1. Model fisik,
2. Model naratif,
3. Model grafik,
4. Model matematika
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototype model baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
2. Model Naratif
Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analisis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Contohnya bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram – DFD).
4. Model Matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus atau persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi. Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak disbanding model grafik yang hanya dua dimenasi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model matematik adalah modal yang berharga.
Kegunaan Model:
1. Mempermudah pengertian (pemahaman)
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana. Pada model fisik hanya dapat menggambarkan bentuk objek yang ingin dipelajari. Pada model narasi, narasinya dapat diolah menjadi ikhtisar. Pada model grafik, diagram hanya dapat menunjukkan hubungan-hubungan utama, dan pada model matematika, persamaan matematik hanya berisi unsur-unsur primer. Tetapi dalam setiap hal, dilakukan upaya untuk menyajikan model dalam bentuk yang sederhana. Setelah model-model sederhana tersebut dipahami,secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat. Bagaimana pun, model tetap hanya menggambarkan entitasnya dan tidak pernah tepat sama dengan entitasnya.
2. Mempermudah komunikasi
Setelah pemecah masalah (problem sorver) mengerti entitasnya, pengertian tersebut sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain. Mungkin analisis sistem harus berkomunikasi dengan manajer atau programmer. Atau mungkin seorang manajer harus berkomunikasi dengan anggaota lain dari tim pemecah masalah. Keempat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan persamaan matematika tersebut.
3. Memperkirakan masa depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat dimiliki oleh jenis model lainnya. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
Konsep dasar sistem model umum dalam perusahaan :
1. Sistem Fisik, merupakan system terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir:
- Arus material
Input material diterima dari pemasok, lalu dimasukkan dalam aktifitas manufaktur untuk diproses untuk menjadi barang jadi dan siap untuk dipasarkan kepada pelanggan. Melibatkan Fungsi Manufaktur dan Fungsi Pemasaran
2. Arus personil
Input personil berasal dari lingkungan / masyarakat diproses oleh Fungsi SDM kemudian ditugaskan keberbagai bidang fungsional untuk terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung ataupun tidak langsung. Dan ada saatnya karyawan berhenti atau pensiun dan kembali pada lingkungan.
3. Arus mesin
Mesin berasal dari pemasok, memiliki masa pakai setelah itu maka akan kembali ke lingkungan dalam bentuk tukar tambah.
4. Arus uang.
Arus uang melalui banyak faktor : pemilik / pemegang saham yang memberikan modal, Pelanggan yang membeli produk dan yang lain yang dikelola oleh Fungsi Keuangan. Dan mengalir kepada pemasok, pemerintah, karyawan dan bagian yang lain.
2. Sistem Konseptual.
Sebagian system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, Sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran umpan balik” yang meyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
a.Sistem lingkaran terbuka
b. Sistem lingkaran tertutup
Pihak Management menerima informasi yang menggambarkan output system.
Dimensi-Dimensi Informasi:
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
- Relevansi.
- Akurasi.
- Ketepatan waktu.
- Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual. “Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar” Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
-
- Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
- Mengenal sistem lingkungan.
- Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
- Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
-
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
- Mengevaluasi standar.
- Membandingkan output dengan standar.
- Mengevaluasi manajemen.
- Mengevaluasi pemroses informasi.
- Mengevaluasi input dan sumber daya input.
- Mengevaluasi proses.
- Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha Solusi
- Pertimbangan alternatif yang layak.
- Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
- Memilih solusi terbaik.
- Menerapkan solusi.
- Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam pemecahan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider),
Manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3. Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Pengguna system model umum:
- Supermarket Meliputi :
- Flow of physical resources
- Flow of personel
- Flow of Money
2. Perusahaan Manufactur Meliputi :
– Flow of Material
– Proses pengendalian oleh manager
- CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.
